Prowadzenie ksiąg rachunkowych – kiedy jest obowiązkowe?

Prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych to jeden z fundamentów rzetelnego zarządzania finansami w firmie. Jednak nie wszystkie przedsiębiorstwa są do tego zobligowane. W tym artykule przyjrzymy się, na kim spoczywa obowiązek prowadzenia ksiąg, w jakich okolicznościach trzeba prowadzić pełną księgowość, jakie są korzyści z tego rozwiązania, a także jak biuro rachunkowe może nam ułatwić to zadanie.

Czym są księgi rachunkowe? Pełna księgowość bez tajemnic

Księgi rachunkowe (nazywane również pełną księgowością) to kompleksowy system ewidencji finansowej, który obejmuje:

• rejestrację wszystkich operacji gospodarczych,
• sporządzanie szczegółowych sprawozdań finansowych,
• monitorowanie przychodów, kosztów, zobowiązań i należności.

Pełna księgowość wymaga precyzji, odpowiedniego oprogramowania oraz znajomości przepisów rachunkowych i podatkowych.

Kto musi prowadzić księgi rachunkowe (pełną księgowość)?

Zgodnie z Art. 2 ust. 1 Ustawy o rachunkowości obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy m.in.:

1. Spółek kapitałowych i osobowych, w tym:
   • spółek z ograniczoną odpowiedzialnością,
   • spółek akcyjnych,
   • spółek komandytowych i komandytowo-akcyjnych.
2. Osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, jeśli ich przychody netto przekroczyły w poprzednim roku równowartość 2 mln euro w złotówkach.
   W 2024 roku próg ten wynosi około 9 628 200 zł (w zależności od kursu euro).
3. Fundacji, stowarzyszeń i innych organizacji pozarządowych, które prowadzą działalność gospodarczą.
4. Podmiotów, które dobrowolnie wybiorą pełną księgowość – czasem przedsiębiorcy decydują się na prowadzenie ksiąg rachunkowych nawet przy niższych dochodach, ponieważ zapewniają one lepszy wgląd w finanse firmy.

Księgi rachunkowe czy podatkowa księga przychodów i rozchodów?

Zgodnie z ustawą o PIT osoby fizyczne, a także spółki cywilne oraz jawne są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR). Przedsiębiorcy, którzy osiągnęli przychody powyżej 2 mln euro w poprzednim roku podatkowym, są zobowiązani prowadzić księgi. Natomiast ci, których przychody są niższe, mogą prowadzić PKPiR.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy także przedsiębiorstw w spadku, które muszą kontynuować księgowość zmarłego właściciela, jeśli jego przychody przekroczyły wskazany limit. Podobnie sprawa ma się w wypadku odziedziczonych spółek cywilnych.

Co to oznacza dla przedsiębiorców? Ci, którzy nie chcą przejść na pełną rachunkowość, powinni pilnować limitu przychodów, by móc kontynuować prowadzenie uproszczonej księgowości (PKPiR), która jest mniej kosztowna i mniej czasochłonna.

Jak obliczyć limit dla prowadzenia ksiąg rachunkowych – przychody netto czy brutto?

Jak zatem sprawdzić, czy znajdujesz się w limicie? Obliczając swoje przychody netto.

Przy obliczaniu przychodów, które decydują o obowiązku prowadzenia pełnych ksiąg, należy uwzględnić przychody netto, czyli kwoty po odliczeniu VAT. Zgodnie z art. 14 ustawy o PIT, do przychodów z działalności gospodarczej zalicza się m.in. przychody ze sprzedaży towarów i usług. Co ważne, są to kwoty należne, czyli niezależnie od tego, czy zostały faktycznie otrzymane. Nie bierze się natomiast pod uwagę zwróconych towarów, bonifikat i skont.

Do przychodów, które należy uwzględnić przy liczeniu limitu, zaliczają się też:

• przychody z odpłatnego zbycia składników majątku, np. środków trwałych czy wartości niematerialnych i prawnych,
• dotacje, subwencje i inne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów działalności,
• otrzymane kary umowne,
• różnice kursowe,
• wartość umorzonych lub przedawnionych zobowiązań,
• odsetki od środków na rachunkach bankowych związanych z działalnością,
• wartość zwróconych wierzytelności, które zostały wcześniej odpisane jako nieściągalne,
• wartość otrzymanych świadczeń w naturze,
• przychody z najmu, dzierżawy i innych podobnych umów dotyczących składników majątku,
• odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z działalnością.

Usługa prowadzenia ksiąg rachunkowych – dlaczego warto zlecić to profesjonalistom?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych to skomplikowane zadanie, które wymaga nie tylko wiedzy, lecz także czasu i odpowiednich narzędzi. Dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się na współpracę z biurem rachunkowym.

Jakie są korzyści z podjęcia takiej współpracy?

• oszczędność czasu: możesz skupić się na rozwijaniu biznesu, a formalnościami zajmą się specjaliści.
• minimalizacja błędów: profesjonaliści na bieżąco śledzą zmiany w przepisach i dbają o zgodność dokumentacji z prawem.
• kompleksowa obsługa: biuro rachunkowe często oferuje nie tylko prowadzenie ksiąg rachunkowych, lecz także obsługę pracowników, doradztwo czy reprezentowanie przed ZUS-em i urzędem skarbowym.

Jakie dokumenty musisz dostarczyć do biura rachunkowego?

Aby biuro rachunkowe mogło prawidłowo prowadzić Twoje księgi rachunkowe, musisz dostarczyć m.in.:

• faktury sprzedaży i zakupu,
• dokumenty magazynowe,
• wyciągi bankowe,
• umowy z kontrahentami,
• listy płac i inne dokumenty kadrowe (jeśli zatrudniasz pracowników).

Biuro rachunkowe może także pomóc w digitalizacji dokumentów i prowadzeniu księgowości w formie elektronicznej, co przyspiesza działania i redukuje ich koszty.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych a kontrole skarbowe

Firmy zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych muszą przygotowywać sprawozdania finansowe, które stanowią podstawę do rozliczeń z urzędem skarbowym. Rzetelnie prowadzone księgi rachunkowe pomagają uniknąć problemów podczas kontroli skarbowej, które inaczej mogłyby skutkować karami finansowymi lub odpowiedzialnością prawną.

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych – podsumowanie

Prowadzenie ksiąg rachunkowych to obowiązek dla wielu firm, ale także sposób na lepszą kontrolę nad finansami przedsiębiorstwa. Jeśli Twoja firma działa w Gdańsku lub okolicach, zapraszamy do współpracy z naszym biurem rachunkowym. Oferujemy kompleksową obsługę, dostosowaną do potrzeb Twojego biznesu.

Skontaktuj się z nami i dowiedz się więcej o naszej ofercie!