Jak wybrać biuro rachunkowe?
Na początku swojej biznesowej drogi każdy świeżo upieczony przedsiębiorca staje przed koniecznością wyboru biura rachunkowego. Jest to jeden z najważniejszych aspektów prowadzenia działalności w naszym kraju. Księgowość można prowadzić na własną rękę, ale umówmy się – nie należy to do najprostszych i najmniej czasochłonnych zadań.
Jeśli prowadzimy firmę większą niż jednoosobowa działalność gospodarcza, to taka obsługa będzie nam niezbędna. Jak zatem wybrać biuro odpowiednie biuro rachunkowe i na co zwracać uwagę przy jego wyborze?
1. Kompetencje
Każdy księgowy i osoba prowadząca takie biuro rachunkowe powinna posiadać certyfikat Ministerstwa Finansów dotyczący nabycia odpowiedniej wiedzy i kompetencji. Certyfikat otrzymuje się po ukończeniu studiów i przystąpieniu do odpowiedniego egzaminu. Taki dokument nie jest już obowiązkowy, ale większość klientów zwraca na niego uwagę. Warto, abyś zwrócił na niego uwagę również Ty.
2. Ubezpieczenie
Powierzając swoje rachunki specjalistom chcesz mieć pewność, że wszystko wykonane będzie z należytą starannością. Pamiętaj, że na końcu za błąd biura rachunkowego np. w sporze z Urzędem Skarbowym odpowiadasz Ty i Twoja firma. Każde biuro księgowe zmuszone jest do wykupienia polisy OC na wypadek pomyłek, które mogą się przytrafić. Wtedy po zapłacie ewentualnej kary do fiskusa możesz domagać się od biura właśnie takiej rekompensaty.
Im większa jest kwota wykupionej polisy, tym jesteś spokojniejszy, a szanse odzyskania całości kary, którą np. będziesz zmuszony zapłacić do Urzędu Skarbowego rosną. Minimalna kwota, na jaką musi zostać ubezpieczone biuro rachunkowe to 5000 euro.
3. Podejście do klienta
Godziny pracy osób prowadzących działalność gospodarczą często są nienormowane, więc dobrze byłoby, aby Twoje biuro rachunkowe odpowiadało na Twoje prośby i zapytania w miarę jak najszybciej. Nie znaczy to, że ma być na każde Twoje zawołanie w niedzielne popołudnie, ale warto zobaczyć, czy Twój księgowy odbierze bardzo ważny telefon o 16:05.
Ważne jest też, aby to biuro wychodziło z inicjatywą. Odbiór dokumentów w siedzibie klienta? Przypominanie o terminie płatności z odpowiednim wyprzedzeniem? Informowanie o wątpliwościach? Doradztwo i wsparcie czysto merytoryczne? Te niewielkie z pozoru składowe oferty są bardzo ważne, bo pozwalają zaoszczędzić mnóstwo Twojego czasu.
4. Cennik
Cena jest ważna, ale nie można oceniać biura rachunkowego tylko i wyłącznie przez pryzmat kwot za świadczone usługi. Musisz porównać i sprawdzić, co jest zawarte w tej cenie, a za co będziesz musiał płacić dodatkowo.
- Ceny są wysokie? Być może zawarte są w nich dodatkowe usługi
- Ceny są podejrzanie niskie? Może masz do czynienia z niedoświadczonym specjalistą, który również dopiero zaczyna swoją działalność
- Ceny nie są jawne lub niedostatecznie przejrzyste? Uważaj na ukryte koszty
5. Miejsce i sposób pracy
Odwiedź takie biuro osobiście, nawet jeśli większość spraw będziesz załatwiać mailowo lub telefonicznie. Sprawdź, w jakich warunkach pracuje Twój księgowy. Podejrzyj jego sposób pracy, ale przede wszystkim – porozmawiaj z nim, aby zobaczyć, czy masz do czynienia z pasjonatem, czy księgowym z przypadku. To pomoże Ci podjąć ostateczną decyzję, nawet jeśli w późniejszym czasie nie będziecie widywać się zbyt często.
Dobry wybór biura rachunkowego pozwoli Ci zaoszczędzić sporo czasu, nerwów oraz pieniędzy. Pamiętaj jednak, że ze swoim księgowym nie wiążesz się na całe życie i zawsze możesz go zmienić. Specjalista w swoim fachu pozwoli Ci się skupić na drodze do sukcesu w Twojej branży, zajmując się wszystkimi formalnościami, abyś Ty mógł podbijać świat.