Jak zaksięgować fakturę zaliczkową?

Faktura zaliczkowa to dokument, który często pojawia się w codziennej pracy biur rachunkowych i przedsiębiorców. Choć wydaje się prosty, jego prawidłowe ujęcie w księgach rachunkowych może budzić wątpliwości – zwłaszcza w kontekście VAT, kosztów podatkowych czy relacji z fakturą końcową. W praktyce wiele błędów wynika z niejednoznacznych sytuacji lub braku znajomości przepisów. W tym poradniku wyjaśniamy, kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową, jak ją poprawnie zaksięgować i jakie elementy powinien zawierać dokument. Podpowiadamy także, jak wygląda proces przekształcenia jej w fakturę końcową oraz na co warto uważać przy księgowaniu.

Co to jest faktura zaliczkowa i kiedy się ją wystawia?

Faktura zaliczkowa to dokument wystawiany przed realizacją usługi lub dostarczeniem towaru – w momencie, gdy klient wpłaca zaliczkę na poczet przyszłego świadczenia. Przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie zaliczki nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środki wpłynęły na konto. Obowiązek ten dotyczy transakcji opodatkowanych VAT, a także sytuacji, w których klient zażąda faktury.

Prawidłowo wystawiona faktura zaliczkowa musi zawierać wszystkie wymagane elementy, w tym datę wystawienia, dane nabywcy i sprzedawcy, numer faktury, kwotę otrzymanej zaliczki, stawkę VAT, podstawę opodatkowania, wartość podatku oraz planowaną datę lub zakres świadczenia. Formularz faktury zaliczkowej powinien jednoznacznie wskazywać, że dotyczy ona zapłaty przed realizacją usługi lub dostawą.

Księgowanie faktury zaliczkowej – jak ująć ją w księgach?

Faktura zaliczkowa, jako dokument potwierdzający wpłatę przed wykonaniem świadczenia, nie stanowi jeszcze kosztu uzyskania przychodu. Należy ją jednak ująć w księgach rachunkowych lub w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR), w zależności od rodzaju prowadzonej ewidencji. Poniżej przedstawiamy podstawowe różnice między ujęciem faktury zaliczkowej w księgowości pełnej a uproszczonej:

Aby wprowadzić fakturę zaliczkową do systemu księgowego, należy odpowiednio zadekretować wpis – zwykle w rejestrze VAT zakupów, bez ujęcia w kosztach. Dekretacja faktury zaliczkowej w księgowości pełnej powinna odzwierciedlać jej wpływ na rozrachunki oraz uwzględniać podatek naliczony.

Czy fakturę zaliczkową można wrzucić w koszty?

Nie, faktura zaliczkowa nie może być ujęta jako koszt podatkowy, dopóki nie zostanie zrealizowana usługa lub dostarczony towar. Nawet jeśli została wystawiona poprawnie i zaliczka została zapłacona, nie stanowi to jeszcze kosztu uzyskania przychodu. Fakturę zaliczkową kosztową można zaksięgować dopiero po wykonaniu świadczenia, kiedy pojawi się faktura końcowa lub sprzedażowa. Dopiero wtedy możliwe jest wykazanie kosztu w KPiR lub księgach rachunkowych i odliczenie go w deklaracji podatkowej.

Odliczenie VAT z faktury zaliczkowej

Podatnik ma prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktury zaliczkowej pod warunkiem spełnienia dwóch warunków: otrzymania faktury oraz faktycznego zapłacenia zaliczki. Oznacza to, że samo otrzymanie dokumentu nie wystarcza – konieczna jest realna płatność. W przypadku transakcji krajowych odliczenia VAT dokonuje się w okresie, w którym spełnione zostały oba warunki. Natomiast przy zaliczce na wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, zasady są nieco inne – VAT należny nie powstaje przy otrzymaniu zaliczki, co oznacza, że nie ma podstaw do wcześniejszego odliczenia podatku.

Jak z faktury zaliczkowej zrobić fakturę końcową?

Faktura końcowa wystawiana jest w momencie realizacji świadczenia, do którego wcześniej otrzymano zaliczkę. Jej celem jest rozliczenie całej transakcji i wskazanie, że została już wykonana. Także jej księgowanie różni się od faktury zaliczkowej – uwzględnia pełną wartość transakcji, pomniejszoną o zaliczki, i umożliwia ujęcie kosztu podatkowego. W przypadku pełnej księgowości odpowiednie korekty pojawiają się również na kontach rozrachunkowych.

Wystawiając fakturę końcową, należy pamiętać, że:

• Musi zawierać wszystkie standardowe elementy faktury sprzedaży.
• Powinna odnosić się do wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych.
• Kwota końcowa powinna być pomniejszona o sumę wcześniej otrzymanych zaliczek.
• Warto wskazać numery faktur zaliczkowych oraz daty ich wystawienia.

Dla przykładu: jeśli wartość umowy wynosi 10 000 zł netto, a zaliczka wynosiła 3 000 zł netto, to na fakturze końcowej należy wykazać pozostałe 7 000 zł netto, a także wykazać wcześniej wystawioną fakturę zaliczkową.

Faktura korygująca do faktury zaliczkowej – kiedy wystawić?

Korektę faktury zaliczkowej wystawia się w sytuacjach, gdy dochodzi do zmiany wartości zaliczki, całkowitego lub częściowego zwrotu wpłaty albo anulowania transakcji. Najczęściej spotykane przypadki to rezygnacja klienta z usługi, zmiana warunków umowy lub pomyłka w danych na fakturze.

Faktura korygująca powinna zawierać odniesienie do dokumentu pierwotnego, a także dokładny opis przyczyny korekty. Ewidencjonowanie takiej faktury musi odbywać się zgodnie z aktualnymi przepisami – zarówno w rejestrach VAT, jak i w księgach. Jeśli następuje zwrot zaliczki, należy także zaksięgować korektę VAT oraz odpowiednio ująć zwrot środków.

Najczęstsze błędy przy księgowaniu faktur zaliczkowych

W praktyce błędy przy ewidencjonowaniu faktur zaliczkowych nie są rzadkością. Pojawiają się zarówno na etapie wystawienia dokumentu, jak i podczas jego zaksięgowania. Do najczęściej spotykanych problemów należą:

• Księgowanie faktury zaliczkowej jako kosztu, mimo braku wykonania usługi lub dostawy towaru – zaliczka nie stanowi jeszcze kosztu uzyskania przychodu. Taki koszt pojawia się dopiero w momencie realizacji świadczenia. Błędne ujęcie może prowadzić do zaniżenia dochodu i nieprawidłowego wyliczenia podatku dochodowego.
• Podwójne ujęcie VAT – raz przy zaliczce i ponownie przy fakturze końcowej – gdy podatnik nie skoryguje VAT-u przy wystawieniu faktury końcowej, dochodzi do jego podwójnego rozliczenia. To oznacza zawyżenie podatku naliczonego i może skutkować koniecznością zwrotu nadpłaty wraz z odsetkami.
• Brak powiązania faktury końcowej z fakturą zaliczkową – księgowanie może zostać rozdzielone lub zdublowane. Taki błąd utrudnia prawidłowe rozliczenie transakcji i może wprowadzić chaos w ewidencji.
• Niewystawienie faktury korygującej w przypadku zwrotu zaliczki lub błędnych danych na fakturze – przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę korygującą, która dokumentuje korektę podstawy opodatkowania i VAT. Brak korekty może zostać uznany przez urząd skarbowy za nieprawidłowość i skutkować sankcjami podatkowymi.
• Zaksięgowanie faktury zaliczkowej w niewłaściwym okresie rozliczeniowym – ujęcie faktury w innym miesiącu niż data jej wystawienia lub otrzymania wpłaty może zaburzyć chronologię zdarzeń gospodarczych.

Aby uniknąć powyższych błędów, warto współpracować z biurem rachunkowym, które zna aktualne przepisy i potrafi poprawnie ująć każdą transakcję w księgach. Takie wsparcie znacząco ogranicza ryzyko korekt i problemów w trakcie kontroli.

FAQ

Czy faktura zaliczkowa zawsze musi być wystawiona?

Tak, jeżeli przedsiębiorca otrzymał zaliczkę na poczet usługi lub dostawy towaru, musi ją udokumentować fakturą – zgodnie z przepisami o VAT.

Jak zaksięgować fakturę zaliczkową w KPiR?

Fakturę ujmuje się po wystawieniu faktury końcowej, czyli dopiero wtedy, gdy dochodzi do realizacji usługi lub dostawy. Sama zaliczka nie stanowi kosztu.

Czy można odliczyć VAT, jeśli zaliczka nie została jeszcze zapłacona?

Nie, prawo do odliczenia VAT z faktury zaliczkowej powstaje dopiero po faktycznej zapłacie zaliczki.

Jak połączyć fakturę zaliczkową i końcową w księgach?

W fakturze końcowej należy wskazać numery i daty wystawienia wcześniejszych faktur zaliczkowych oraz pomniejszyć końcową wartość sprzedaży o już otrzymane zaliczki.

Kiedy zaliczkową należy wystawić w przypadku umowy długoterminowej?

Każdorazowo po otrzymaniu wpłaty zaliczkowej – niezależnie od etapu realizacji projektu – należy wystawić fakturę zaliczkową.

Co jeśli faktura zaliczkowa została wystawiona błędnie?

W takiej sytuacji konieczne jest wystawienie faktury korygującej, która poprawia dane lub kwoty zawarte w pierwotnym dokumencie.

Podsumowanie

Faktura zaliczkowa jest ważnym dokumentem z punktu widzenia rozliczeń podatkowych i księgowych. Jej prawidłowe wystawienie, ewidencja i rozliczenie w księgach wymagają znajomości przepisów i praktyki księgowej. Nieprawidłowe zaksięgowanie może prowadzić do błędów w VAT, kosztach i rozrachunkach. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje dokumenty są rozliczane poprawnie, skorzystaj ze wsparcia doświadczonego biura rachunkowego.